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Como Realizar Reuniões Produtivas em Tempos de Pandemia?

Como Realizar Reuniões Produtivas em Tempos de Pandemia?

Reuniões ainda são a causa de grande desperdício de tempo profissional. O problema não é a existência delas. Muito pelo contrário, se bem usadas as reuniões não só aumentam a produtividade da equipe como criam uma maior sinergia, senso de pertencimento, engajamento…

O grande problema no que se refere a reuniões é a falta de planejamento, que fazem com que elas sejam improdutivas, sustentando a famosa máxima das “reuniões que poderiam ter sido apenas um e-mail”.

Como a pandemia de coronavírus forçou muitas equipes jurídicas a fazerem a transição para o trabalho remoto, tornou-se essencial que os gestores permaneçam conectados à equipe, fornecendo plataformas virtuais para discussão e colaboração.

E, neste contexto, peguei vários clientes navegando em águas desconhecidas, que se surpreenderam com a eficiência e produtividade de uma reunião remota, quando bem planejada e executada.

E quais são as chaves para o sucesso?

Muitas organizações veem as reuniões como uma via de mão única. Elas incentivam os colaboradores a compartilhar atualizações sobre os casos em andamento, mas os desencorajam a desencadear discussões ou buscar feedback dos colegas. Talvez, isso explique muito do porquê as pessoas consideram reuniões como uma perda de tempo.

É preciso ter em mente que o objetivo de uma reunião é incentivar os colaboradores a se comunicarem e solicitar informações de seus colegas. Quando uma equipe inteira colabora em uma iniciativa, surgem melhores soluções e as organizações se tornam mais alinhadas.

Aqui estão três dicas de como realizar reuniões produtivas em tempos de pandemia:

1.Estabeleça a cultura de preparação 

Defina uma agenda antes de cada reunião, distribua-a com antecedência e peça aos colaboradores que façam a lição de casa. As reuniões não são uma hora de brincar. Os participantes devem chegar com um entendimento básico dos itens da pauta, para que você não precise perder tempo, a fim de atualizar a sua equipe. Todos podem dar o pontapé inicial e dedicar a maior parte da reunião ao brainstorming e à inovação.

Também é importante que cada a pessoa que irá conduzir a reunião faça sua lição de casa antes de falar com o grupo maior. As pessoas que estão trabalhando no mesmo projeto devem se reunir com antecedência para garantir que estejam na mesma página em termos de visão e objetivos.

A depender do caso, também se pode considerar criar e distribuir recursos visuais para ajudar a ilustrar alguma discussão importante. Especialmente em um ambiente virtual, um PowerPoint ou infográfico pode ajudar a aumentar o envolvimento e a compreensão durante uma apresentação.

2.Defina as regras

Crie regras básicas claras para suas reuniões virtuais e responsabilize todos por manterem estes padrões. Pontualidade é o mínimo. Chegar atrasado a uma chamada de Zoom por falta de comprometimento é tão complicado quanto chegar atrasado a uma reunião pessoal. Claro que neste momento, muitos tem os filhos, família e algumas situações peculiares da pandemia. Mas é interessante que todos possam buscar se comprometer a limitar a multitarefa e reduzir as distrações dentro daquilo que for possível para realidade de cada um.

3. Termine as reuniões com ações definidas e dentro de um cronograma

Toda reunião deve terminar com um plano de ação. Os colaboradores devem saber o que se espera deles entre agora e a próxima reunião. Garanta que as funções e responsabilidades sejam claramente definidas, para que várias pessoas não estejam fazendo o mesmo trabalho.

Além disso, peça aos membros da sua equipe que forneçam feedback sobre a própria reunião. Eles gostaram do formato e da agenda da reunião? O que poderia ter sido melhor? As ideias deles poderão apontar problemas que lhe ajudarão a melhorar continuamente suas reuniões virtuais.

As reuniões são ruins porque muitas organizações ainda não percebem o seu valor. Em vez de agendar reuniões para promover a comunicação e colaboração bidirecionais, eles agendam reuniões sem uma estruturação e foco para ter eficiência.

Nesta crise do coronavírus, aprender a potencializar a efetividade das reuniões é excelente e essencial para manter os colaboradores da sua organização conectados e transformar ideias em ação.

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